În momentul de față, contractul individual de muncă poate fi valabil încheiat atunci când este semnat cu semnătură olografă sau cu semnătură electronică avansată sau calificată. Descoperă mai jos care sunt diferențele dintre semnătura electronică simplă, avansată și calificată și pe care trebuie să o utilizezi pentru a semna în mod valabil documentele de care ai nevoie.
1. Semnarea electronică a contractului de muncă
Pentru a fi valabil încheiat în versiune digitală, contractul individual de muncă trebuie să fie semnat cu semnătură electronica avansată sau calificată de ambele părți. Contractul de muncă nu este valabil încheiat dacă angajatorul semnează electronic, iar salariatul semnează olograf (este considerată semnătură olografă și semnătura aplicată pe suport hârtie și ulterior scanată și transmisă pe email).
Dacă plănuiești, pe viitor, să semnezi electronic toate contractele individuale de muncă, trebuie să ai în vedere că legislația muncii nu permite angajatorului să oblige salariatul să utilizeze semnătura electronică în acest scop. Desigur că refuzul salariatului de a utiliza semnătura electronică are la bază, de cele mai multe ori, reticența acestuia de a face cheltuieli suplimentare pentru achiziția unei semnături digitale. Dacă scopul tău este digitalizarea proceselor HR, poți preîntâmpina refuzul salariaților prin achiziția unor soluții „cloud based”, care va permite fiecărui salariat să semneze contractul individual de munca și alte documente fără să suporte costuri suplimentare.
2. Semnarea electronică a altor documente specifice relațiilor de muncă
Documentele prin care se modifică, se suspendă sau încetează contractul individual de muncă (acte adiționale, decizii de suspendare, decizii de concediere sau încetare a contractului de muncă) trebuie semnate tot cu semnătură electronică avansată sau calificată. În cazul actelor adiționale, se aplică aceeași regulă ca mai sus: pentru a fi valabil încheiat, atât angajatorul, cât și salariatul trebuie să utilizeze semnătură electronică avansată sau calificată.
În cazul celorlalte documente aferente relațiilor de muncă (deci care nu vizează modificarea, suspendarea sau încetarea contractului), angajatorul poate utiliza, în plus față de semnătura electronică avansata sau calificată, și semnătura electronică simplă.
3. Clarificări cu privire la semnătura electronică simplă, avansată și calificată
Semnătura electronică simplă înseamnă date în format electronic, atașate la sau asociate logic cu alte date în format electronic și care sunt utilizate de semnatar pentru a semna. Dat fiind principiul neutralității tehnologice statuat prin Regulamentul UE aplicabil semnăturilor digitale, va fi calificată drept semnătură electronică simplă inclusiv o semnătură creată cu mouse-ul într-un document PDF.
Așadar, o astfel de semnătură va putea fi utilizată în relațiile de muncă pentru semnarea acelor documente care nu conduc la modificarea, suspendarea sau încetarea contractului de muncă.
Semnătura electronică avansată este acea semnătură care îndeplinește următoarele cerințe: (a) face trimitere exclusiv la semnatar; (b) permite identificarea semnatarului; (c) este creată utilizând date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său; și (d) este legată de datele utilizate la semnare astfel încât orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată.
Semnătura electronică calificată este, din punct de vedere tehnic, identică semnăturii electronice avansate, cu singura diferență că este bazată pe un certificat calificat pentru semnăturile electronice, adică este emisă de un furnizor acreditat. În România, poate fi utilizată în mod valabil semnătura electronică calificată emisă atât de furnizori acreditați în România, cât și de furnizori acreditați în UE. Informații cu privire la furnizorii acreditați găsești la următorul link.
Vrei să primești ultimele noutăți legislative cu impact în relațiile de muncă direct în inboxul tău? Abonează-te mai jos și îți promit un altfel de newsletter, în care în care vei regăsi toate modificările legislative cu impact, explicații pe larg cu privire la efectele acestor modificări, precum și îndrumările de care ai nevoie pentru implementarea lor la nivelul organizației tale.
Image: freepik.com
