Ștergerea zilelor de concediu neutilizate de către salariați este un subiect din ce în ce mai prezent în mai toate organizațiile pe care le-am cunoscut în ultima vreme.
Pentru angajator, problema este una reală – există mulți salariați care nu își utilizează zilele de concediu de odihnă pe parcursul fiecărui an calendaristic, motiv pentru care ajung să cumuleze, în decurs de numai câțiva ani, zeci de zile de concediu neutilizate.
Aceasta poate însemna, pentru angajatori, costuri ridicate pentru încetarea relațiilor de muncă. Deși numărul zilelor de concediu neutilizate la nivelul companiei cu greu poate fi imaginat drept un „deal breaker” în caz de M&A, cu siguranță va fi un argument pentru negocierea condițiilor financiare ale tranzacției.
În acest context, angajatorii au toate motivele să se preocupe de implementarea unui sistem pentru ștergerea zilelor de concediu neutilizate de către salariați.
1. Cadrul legal național
Codul Muncii impune trei reguli principale referitoare la concediul de odihnă: (a) trebuie efectuat în fiecare an; (b) compensarea în bani este posibilă numai la încetarea contractului individual de muncă; (c) dacă salariatul, din motive justificate, nu poate efectua concediul de odihnă în anul calendaristic aferent, concediul va putea fi efectuat într-o perioadă de 18 luni începând cu anul următor celui în care s-a născut dreptul la concediul de odihnă anual.
Din reglementarea națională rezultă deci o condiție esențială pentru ca salariatul să poată beneficia de concediul de odihnă neutilizat în următoarele 18 luni: motivele pentru care nu a fost efectuat concediul în anul calendaristic aferent să fie unele justificate.
2. Jurisprudența europeană
Curtea de Justiție a Uniunii Europene s-a pronunțat asupra condițiilor în care pot fi șterse zilele de concediu de odihnă neutilizate de către salariați în următoarele cauze:
C-619/2006
Articolul 7 din Directiva 2003/88/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 4 noiembrie 2003 privind anumite aspecte ale organizării timpului de lucru trebuie interpretat în sensul că se opune unei reglementări naționale precum cea în discuție în litigiul principal, în măsura în care aceasta implică faptul că, în cazul în care lucrătorul nu a solicitat să își exercite dreptul la concediu anual plătit înainte de data încetării raportului de muncă, acesta își pierde – în mod automat și fără verificarea prealabilă a aspectului dacă i s‑a oferit efectiv de către angajator, în special printr‑o informare corespunzătoare din partea acestuia din urmă, posibilitatea de a‑și exercita dreptul la concediu înainte de încetarea respectivă – zilele de concediu anual plătit la care avea dreptul în temeiul dreptului Uniunii la momentul acestei încetări, precum și, în mod corelativ, dreptul la o indemnizație financiară pentru acest concediu anual plătit neefectuat.
C-684/2016
Articolul 7 din Directiva 2003/88/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 4 noiembrie 2003 privind anumite aspecte ale organizării timpului de lucru și articolul 31 alineatul (2) din Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene trebuie interpretate în sensul că se opun unei reglementări naționale precum cea în discuție în litigiul principal, în temeiul căreia, în cazul în care lucrătorul nu a solicitat să își exercite dreptul la concediu anual plătit în perioada de referință în cauză, acest lucrător își pierde la sfârșitul acestei perioade – în mod automat și fără verificarea prealabilă a aspectului dacă acestuia i s‑a oferit efectiv de către angajator, în special printr‑o informare corespunzătoare din partea acestuia din urmă, posibilitatea de a‑și exercita acest drept – zilele de concediu anual plătit dobândite în temeiul dispozițiilor menționate pentru perioada respectivă, precum și, în mod corelativ, dreptul la o indemnizație financiară pentru concediul anual plătit neefectuat în cazul încetării raportului de muncă. Revine, în această privință, instanței de trimitere sarcina de a verifica, luând în considerare dreptul intern în ansamblul său și aplicând metodele de interpretare recunoscute de acesta, dacă poate ajunge la o interpretare a acestui drept de natură să garanteze deplina efectivitate a dreptului Uniunii. În cazul imposibilității de a interpreta o reglementare națională precum cea în discuție în litigiul principal astfel încât să se asigure conformitatea cu articolul 7 din Directiva 2003/88 și cu articolul 31 alineatul (2) din Carta drepturilor fundamentale, rezultă din această ultimă dispoziție că instanța națională sesizată cu un litigiu între un lucrător și fostul său angajator care are calitatea de particular trebuie să lase neaplicată reglementarea națională respectivă și să se asigure că, în ipoteza în care acest angajator nu poate stabili că a dat dovadă de deplina diligență necesară pentru ca lucrătorul să aibă efectiv posibilitatea de a‑și efectua concediul anual plătit la care avea dreptul în temeiul dreptului Uniunii, respectivul lucrător nu poate fi privat nici de dreptul său dobândit la un asemenea concediu anual plătit, nici, în mod corelativ și în cazul încetării raportului de muncă, de indemnizația financiară pentru concediul neefectuat a cărei plată este, în acest caz, direct în sarcina angajatorului în cauză.
În considerente, CJUE a reținut că angajatorul trebuie să se asigure în mod direct și pe deplin transparent că lucrătorul este efectiv în măsură să să își efectueze concediul anual plătit, stimulând și informând constant salariatul să facă acest lucru. Informările trebuie făcute de angajator la un moment care să permită salariatului efectuarea concediului de odihnă în așa fel încât scopul concediului să fie atins (repausul/destinderea/refacerea capacității de muncă). Ștergerea zilelor de concediu trebuie făcută cu prudență, fără a se aduce atingere drepturilor salariaților.
3. Concluzii
Zilele de concediu neutilizate cel târziu într-o perioadă de 18 luni începând cu anul următor celui în care s-a născut dreptul la concediul de odihnă anual ar putea fi șterse de angajator, dacă se acordă atenție unor aspecte prealabile, precum:
- întocmirea unei proceduri sau completarea regulamentului intern cu prevederi care să reglementeze condițiile în care zilele de concediu trebuie utilizate, precum și consecințele neutilizării zilelor de concediu în termen – ștergerea acestora;
- efectuarea de programări individuale și/sau colective ale concediilor de odihnă;
- solicitarea, din partea salariaților, a unor declarații cu privire la motivele pentru care nu au utilizat toate zilele de concediu aferente anui calendaristic respectiv (declarația poate fi solicitată în luna ianuarie, pentru zilele de concediu care corespund anului calendaristic anterior);
- întocmirea unei baze de date cu zilele de concediu neutilizate și data limită până la care acestea pot fi utilizate pentru fiecare salariat (sau integrarea acestor informații în platformele utilizate la nivelul organizației);
- efectuarea de informări periodice (cel puțin 3/4 informări pe an) cu privire obligația salariaților de a utiliza zilele de concediu (este recomandat ca informarea să facă trimitere la baza de date unde sunt înregistrate și evidențiate zilele de concediu pentru fiecare salariat);
- înainte de ștergerea zilelor de concediu, angajatorul ar trebui să notifice formal fiecare persoană, printr-o notificare scrisă care să cuprindă informații precum numărul de zile de concediu neutilizate, data la care acestea vor fi șterse sau perioada în care salariatul ar trebui să utilizeze zilele de concediu pentru a evita ștergerea acestora.
Desigur că, pentru o evaluare completă a eventualelor riscuri pe care le implică un astfel de sistem, trebuie verificată inclusiv optica instanțelor române (inclusiv implicațiile prescripției asupra unui astfel de sistem) și felul în care acestea aplică hotărârile CJUE.
Image by atlascompany on Freepik
